Wissen/Mail

Der richtige Umgang mit eMail

Besonderheiten und bekannte Probleme im eMail-Verkehr

Der Umgang mit eMail birgt einige Tücken, die den meisten Anwendern nicht unbedingt klar sind. So kommt es nicht selten zu vermeintlichen Problemen, die bei genauerer Betrachtung allerdings meist auf fehlendes Verständnis für die zugrunde liegende Technik und daraus resultierendes Fehlverhalten des Anwenders zurück zu führen sind. Hier werden die üblichen, immer wieder angefragten und gemeldeten Probleme aufgeführt und deren Hintergrund beleuchtet.

Grundsätzliches

Die eMail ist schon lange anerkanntes Mittel zur Kommunikation. Das gilt insbesondere für moderne Unternehmen und eine Vielzahl öffentlicher Einrichtungen. Richtig verwendet steht die eMail dem klassischen Brief auf Papier in nichts nach und kann durchaus auch für rechtlich relevante Vorgänge genutzt werden.

eMail, einst als Simple Mail Transfer Protocol (Einfaches Post-Beförderungs-Protokoll), oder kurz SMTP, ins Leben gerufen ist heute nicht mehr so simpel, wie es der Name vermuten lässt. Dahinter verbirgt sich heute eine ganze Reihe an Mechanismen und anderer Protokolle, wie zunächst das POP-Protokoll und später das heute hauptsächlich genutzte IMAP-Protokoll, sind damit verzahnt. Daneben wurden weitere Dienste, sozusagen als Erweiterung geschaffen, die im Hintergrund verschiedene Aufgaben übernehmen. Beispiele dafür sind Virenscanner, SPAM-Scanner und andere Mechanismen, die wahrscheinlich unerwünschte Inhalte entsprechend behandeln. Wahrscheinlich unerwünscht deshalb, weil die Prüfungen, die eine eMail schlussendlich bewerten, ganz nüchterne Maschinen machen. Sie können nur anhand von bekannten Mustern, Ähnlichkeiten und anderen Parametern bewerten, ob eine eMail SPAM oder gar schädlich ist oder nicht. Sie verstehen den Inhalt nicht, wie wir Menschen es tun; also können sie auch nicht mit einem, oder einem genaueren Blick anhand von Erfahrung mit absoluter Sicherheit klären, welcher Art die gerade geprüfte eMail wirklich ist.

Neben der SPAM-Problematik gibt es aber noch eine ganze Reihe weiterer Faktoren, die dazu führen können, dass sich Ihr eMail-Programm nicht so verhält, wie Sie es erwarten.

Die nachfolgenden Erklärungen sollen so ausführlich wie nötig und dabei so knapp wie möglich dabei helfen, das eine oder andere Problem zu verstehen. Einiges davon können Sie selbst beeinflussen, anderes vielleicht wir für Sie und wieder anderes liegt außerhalb unseres Verantwortungs- und Einflussbereichs.

Einfache, selbst zu beeinflussende Faktoren

SPAM-Verifizierer: Autoresponder

Sie haben die Möglichkeit über Ihre Account-Einstellungen eMail-Autoresponder einzurichten. Was auf den ersten Blick wie ein nützliches Feature aussieht, sollte mit äußerster Sorgfalt gewählt werden.

Autoresponder geben dem Absender einer Mail eine sofortige Antwort. Das kann z. B. nützlich sein, wenn Sie sich für einen gewissen Zeitraum abwesend sind und so Ihre Kontakte darüber informieren möchten, was in dieser Zeit mit Ihren Mails passiert. Der Autoresponder wird häufig auch dazu verwendet, eine Eingangsbestätigung zu versenden, nach dem Motto: "Vielen Dank für Ihre Nachricht ...". Letzteres ist eine ganz schlechte Idee!

Warum sind Autoresponder eine Schlechte Idee?

Weil auch SPAM-Versendern, so sie es durch die SPAM-Filter schaffen, geantwortet wird. Und diese Antwort ist wie eine Quittung für den SPAMmer, dass Ihre Adresse tatsächlich existiert. Mehr noch, sie ist damit verifiziert und gelangt so schnell auf entsprechend wertvolle eMail-Listen, die in der Branche dann gegen Bezahlung weitergereicht werden.

Also, wenn Sie wirklich einen Autoresponder einrichten wollen, dann überlegen Sie gut für welchen Zweck und wie lange er eingerichtet bleiben soll.