Wissen/Mail

Der richtige Umgang mit eMail

Besonderheiten und bekannte Probleme im eMail-Verkehr

Der Umgang mit eMail birgt einige Tücken, die den meisten Anwendern nicht unbedingt klar sind. So kommt es nicht selten zu vermeintlichen Problemen, die bei genauerer Betrachtung allerdings meist auf fehlendes Verständnis für die zugrunde liegende Technik und daraus resultierendes Fehlverhalten des Anwenders zurück zu führen sind. Hier werden die üblichen, immer wieder angefragten und gemeldeten Probleme aufgeführt und deren Hintergrund beleuchtet.

Grundsätzliches

Die eMail ist schon lange anerkanntes Mittel zur Kommunikation. Das gilt insbesondere für moderne Unternehmen und eine Vielzahl öffentlicher Einrichtungen. Richtig verwendet steht die eMail dem klassischen Brief auf Papier in nichts nach und kann durchaus auch für rechtlich relevante Vorgänge genutzt werden.

eMail, einst als Simple Mail Transfer Protocol (Einfaches Post-Beförderungs-Protokoll), oder kurz SMTP, ins Leben gerufen ist heute nicht mehr so simpel, wie es der Name vermuten lässt. Dahinter verbirgt sich heute eine ganze Reihe an Mechanismen und anderer Protokolle, wie zunächst das POP-Protokoll und später das heute hauptsächlich genutzte IMAP-Protokoll, sind damit verzahnt. Daneben wurden weitere Dienste, sozusagen als Erweiterung geschaffen, die im Hintergrund verschiedene Aufgaben übernehmen. Beispiele dafür sind Virenscanner, SPAM-Scanner und andere Mechanismen, die wahrscheinlich unerwünschte Inhalte entsprechend behandeln. Wahrscheinlich unerwünscht deshalb, weil die Prüfungen, die eine eMail schlussendlich bewerten, ganz nüchterne Maschinen machen. Sie können nur anhand von bekannten Mustern, Ähnlichkeiten und anderen Parametern bewerten, ob eine eMail SPAM oder gar schädlich ist oder nicht. Sie verstehen den Inhalt nicht, wie wir Menschen es tun; also können sie auch nicht mit einem, oder einem genaueren Blick anhand von Erfahrung mit absoluter Sicherheit klären, welcher Art die gerade geprüfte eMail wirklich ist.

Neben der SPAM-Problematik gibt es aber noch eine ganze Reihe weiterer Faktoren, die dazu führen können, dass sich Ihr eMail-Programm nicht so verhält, wie Sie es erwarten.

Die nachfolgenden Erklärungen sollen so ausführlich wie nötig und dabei so knapp wie möglich dabei helfen, das eine oder andere Problem zu verstehen. Einiges davon können Sie selbst beeinflussen, anderes vielleicht wir für Sie und wieder anderes liegt außerhalb unseres Verantwortungs- und Einflussbereichs.

Einfache, selbst zu beeinflussende Faktoren

SPAM-Verifizierer: Autoresponder

Sie haben die Möglichkeit über Ihre Account-Einstellungen eMail-Autoresponder einzurichten. Was auf den ersten Blick wie ein nützliches Feature aussieht, sollte mit äußerster Sorgfalt gewählt werden.

Autoresponder geben dem Absender einer Mail eine sofortige Antwort. Das kann z. B. nützlich sein, wenn Sie sich für einen gewissen Zeitraum abwesend sind und so Ihre Kontakte darüber informieren möchten, was in dieser Zeit mit Ihren Mails passiert. Der Autoresponder wird häufig auch dazu verwendet, eine Eingangsbestätigung zu versenden, nach dem Motto: "Vielen Dank für Ihre Nachricht ...". Letzteres ist eine ganz schlechte Idee!

Warum sind Autoresponder eine Schlechte Idee?

Weil auch SPAM-Versendern, so sie es durch die SPAM-Filter schaffen, geantwortet wird. Und diese Antwort ist wie eine Quittung für den SPAMmer, dass Ihre Adresse tatsächlich existiert. Mehr noch, sie ist damit verifiziert und gelangt so schnell auf entsprechend wertvolle eMail-Listen, die in der Branche dann gegen Bezahlung weitergereicht werden.

Also, wenn Sie wirklich einen Autoresponder einrichten wollen, dann überlegen Sie gut für welchen Zweck und wie lange er eingerichtet bleiben soll.

SPAM-Magnet: eMail-Adresse

Es gibt eMail-Adressen, die scheinen sich als Standard-Adressen durchgesetzt zu haben. Zu solchen Adressen zählen etwa info@..., kontakt@... oder mail@... usw.

Diese Standard-Adressen sind natürlich auch die ersten Ziele von Spammern. Es ist nicht schwer herauszufinden, ob eine Domain existiert und wenn, dann sind diese Adressen pauschal das Ziel von SPAM-Bots.

Seien Sie kreativ! Benutzen Sie andere Adressen um ihren Nutzern pauschale Kontakt-Adressen zur Verfügung zu stellen. Nehmen sie weniger offensichtliche Aliase, wie z. B. buero@..., anfrage@..., hilfe@... oder was Ihnen besseres einfällt. Auf diese Weise reduzieren Sie einen Angriffsvektor für SPAM-Bots.

SPAM-Generator: offener Verteiler

zu den größten Sünden bei der Verwendung von eMail gehört der offene Verteiler. Der offene Verteiler bedeutet, dass alle Empfänger-Adressen einer Mail für jeden Empfänger sichtbar im An- (TO) oder Kopie- (CC) Feld stehen. Das ist mit einer Ausnahme gleich mehrfach bedenklich.

Die einzige Ausnahme, in der ein offener Verteiler unbedenklich ist, ist eine wirklich interne Mail. Also eine Mail an Adressaten, die sich allesamt in der selben Organisation befinden oder sich mit Sicherheit alle untereinander kennen, bzw davon auszugehen ist, dass jeder Adressat ohnehin schon die eMail-Adressen der anderen Empfänger kennt oder jeder Adressat damit einverstanden ist, dass seine Adresse allen anderen Adressaten bekannt gemacht werden darf. Letzteres dürfte nicht gegeben sein, wenn z. B. eine Mail eines Vereins mit ungefragt offenem Verteiler an alle Mitglieder geht.

Der offene Verteiler ist, wenn es sich nicht um o. g. Ausnahme handelt, ein grober Verstoß gegen den Datenschutz. Die eMail-Adresse ist, wie die Privat-Adresse oder Telefonnummer, personenbezogen. Insofern bestimmt einzig der Inhaber der eMail-Adresse wo und zu welchem Zweck seine eMail-Adresse veröffentlicht werden darf. Die ungefragte Verwendung einer eMail-Adresse in einem offenen Verteiler, ist der ungefragten Veröffentlichung in einem Verzeichnis - auch wenn der Personenkreis beschränkt ist - gleichzusetzen.

Der Versender einer Mail mit offenem Verteiler hat keinen Einfluss auf die Verwendung der mit der Mail gesendeten eMail-Adressen. D. h., Empfänger können die empfangenen eMail-Adressen dauerhaft speichern und ggf. für fremde Zwecke missbrauchen. Nicht selten werden solche eMails an dritte weitergeleitet, die dann ebenfalls alle Adressen der Empfänger erhalten. Besonders brisant wird es dann, wenn nur einer der Empfänger ein mit Schadsoftware infiziertes System verwendet, welches in der Lage ist die lokalen Adressbücher und/oder eMails zu lesen und auszuwerten. In diesem Fall landen dann selbst eMail-Adressen von Nutzern, die sonst sehr sorgsam mit ihrer Adresse umgehen, auf SPAM-Listen.

Wenn also eine eMail an mehr als einen Empfäger geht, ist der Blindverteiler (BCC) zu verwenden. Adressen die im Blindverteiler stehen, können von anderen Empfängern nicht gelesen werden, da der Mail-Server beim Versand diese Adressen entfernt. Es dürfen selektiv einzelne Adressen in TO oder CC genommen werden, wenn sie der Organisation des Versenders angehören und damit klar gemacht werden soll, dass diese Personen ebenfalls in diesem Vorgang eingebunden sind.

Ansonsten ist die Verwendung von offenen Verteilern tabu!